3. Facturación y Cobros

Índice de contenido

1. Facturación clientes directos

2. Facturación agencia/empresa

3. Modificación de facturas

4. Agrupadores de facturas

5. Factura anticipada Clientes

6. Factura anticipada Age/Emp

7. Factura anticipada Reservas

8. Repetición de facturas plataforma B2B

9. Diario de facturas emitidas

Más información en Todo sobre Facturación.

1. Facturación CLIENTES DIRECTOS

Nos muestra todas las HABITACIONES que están ocupadas. Con los bullets de la izquierda podemos filtrar por tipo de cliente: Directos, AGENCIAS y/o EMPRESAS.
En el caso que queramos facturar una habitación de Agencia o Empresa, los cargos que podremos facturar son los Extras de los clientes, los de Tipo “C” de cada habitación.

Podemos marcar varias habitaciones para tener una única factura. Una vez efectuada la selección, pulsamos Facturación (Botón verde).

Se puede ordenar por cualquiera de las columnas superiores.

Ftra. Abono: Con esta opción emitimos una factura de abono, negativa y con diferente numeración.
Sin Estancia: Con esta opción podremos hacer una factura sin que el huésped tenga que estar alojado en el hotel. Para ello nos solicitará los datos de a quién se va a emitir la factura y los cargos a facturar.

En la imagen tenemos los datos del cliente, que podemos modificar. Los cargos que se van a facturar marcados en verde, que podemos desmarcar haciendo doble click en cada línea. Los botones:

“Atrás” para volver a la opción anterior.
“Proforma” para emitir una factura proforma, por ejemplo si queremos que el cliente repase los cargos por si hay algún error antes de emitir la factura definitiva. Esta opción depende de la configuración en B.7. Setup – General => Parámetros opcionales => (19) Mostrar Botón Proforma
“$” para cobrar la factura. Permite cobrar antes de emitir la factura.
Esta opción depende de la configuración en B.7. Setup – General => Parámetros opcionales => (20) Mostrar Botón Cobrar antes de facturar
“√” para emitir la factura. Seguidamente nos pide si queremos cobrarla.

Estas opciones nos permiten modificar los descuentos que podemos aplicar en la factura y la fecha hasta la que queremos facturar (por defecto la fecha activa)

Las opciones de visualización del listado de cargos facilitan la revisión antes de generar el documento de la factura. Lo que se imprimirá finalmente se configura en el Formateador de facturas.

Número de habitación
Fecha
Servicio
Descripción
Importe base
Importe Total
A/C: cargo a agencia/empresa o directo del cliente
Age/Emp: Código de la Agencia/Empresa
Voucher
Huésped

Ver Formateador de Facturas

Al emitir la factura nos pide confirmación para convertirla en definitiva.

En la Impresión de factura podemos modificar o añadir diversos campos:

Número de personas. Aunque lo modifiquemos internamente siempre conservará las originales, es solamente para ESTA impresión.
Moneda. Nos pondrá el importe final además de en la moneda original, otra línea con el importe correspondiente a la moneda que hayamos tecleado.
Factura Resumida. Nos agrupará conceptos iguales en una única línea.
Agrupador de Facturas. Ver posibilidades (Agrupadores de Facturas)
Agrupar cargos en una línea: al marcar el check se habilita el campo siguiente para indicar el concepto que aparecerá en la línea.
Observaciones, Email, Contacto y Coletilla de crédito (Formateador de Facturas)

Mostrar Habitaciones: Si marcamos este bullet, en la factura aparece el número de habitación que ha generado cada cargo. Es útil en caso de facturación de grupos para ver a qué habitación corresponde cada cargo.

Imprimir la Factura
Enviarla por E-Mail. Se puede enviar a varios emails separados por ;
Enviarla por E-mail y un link de pago para que el cliente pague mediante TV Virtual.
Cobrar la propia Factura

Elegimos la forma de pago y hacemos click en el OK verde.

Se puede abonar el total de la factura o parcialmente. Si modificamos la casilla del importe a cobrar y ponemos un importe menos, nos volverá a pedir otra forma de pago. P.e. cuando la factura se paga una parte en efectivo y otra con tarjeta, o la pagan entre dos personas, etc. También cobrar parcialmente una factura y el resto sin cobrar.

Importante: Las facturas de empresa en la que el cliente ha efectuado cargos extra (tendremos cargos tipo “A” y tipo “C”) hay que recordar hacer las dos facturas, en 3.1 y 3.2 (3.5 y 3.6 si es anticipada)

Ver Alertas en Facturación

2. Facturación AGENCIA/EMPRESA

Opción muy similar a 3.1., pero en este caso las facturaciones que nos muestra de las estancias del HOTEL son las que corresponden a AGENCIAS/EMPRESAS. Podemos dar la facturación por Número de Vale/Voucher, en este caso el sistema entiende que vamos a facturar todas las habitaciones de esa AGENCIA/EMPRESA que tienen ese mismo Voucher. Solo con seleccionar una de las habitaciones del grupo las incluiría todas en la factura. Esta operación no se puede hacer desde Visual Rack ni desde la opción 1.F Listado de Salidas Previstas. En estos casos la facturación sería de una factura por habitación aunque tengan el mismo voucher.

Para que no aparezca el nº de voucher se puede configurar en B.8. Setup – Formatos/Interfaces => Facturas => Nunca mostrar voucher en hab.

Para que aparezca el nombre del huésped en las facturas de Agencia se puede configurar en B.8. Setup – Formatos/Interfaces => Facturas => Nombre huésped en campo obs. (solo age/emp)

Si pusiésemos un código de AGE/EMP que no existe, podríamos dar de alta la AGENCIA/EMPRESA desde aquí.

Ver Alertas en Facturación

3. Modificación de Facturas.

Se pueden dar diversos motivos para querer modificar una factura. Vea artículo «La Factura«

Una factura emitida en el día se puede modificar, emitir, anular Cargos, añadir Cargos, …, las veces que se desee pero siempre debe quedar al final OBLIGATORIAMENTE una factura inicial con un IMPORTE. (NO SE PERMITEN FACTURAS CON IMPORTE SALDO CERO)

UNICA EXCEPCIÓN de factura a CERO, cuando previamente haya una REEMBOLSABLE de imputación a esta factura y los importes sean IGUALES.

Botones:

Atrás volvemos al menú anterior

+ para añadir cargos

Lápiz para editar un cargo que señalemos

X para eliminar un cargo que señalemos

Imprimir para imprimir la factura

÷ para dividir la factura en su totalidad o seleccionando los cargos a dividir y el número entre el que dividiremos.

− para anular la factura. Hace una factura de abono (todos los cargos en negativo)

$ para cobrar la factura

Importante:
-Los cargos de la factura no se pueden modificar/anular si tienen fecha anterior a la fecha activa. Para ello el procedimiento es el que se describe en este manual
– Los cargos que anulemos (siempre del día) quedarán reflejados en el auditor de facturación.

Los datos de cabecera de la factura se pueden modificar y guardar para que queden archivados.

En las opciones de Visualización, hay dos columnas ocultas por defecto, que muestran el nombre del huésped y el número de habitación.

Modificación de Facturas No Reembolsables.

Las facturas NR no se pueden modificar como el resto de facturas (3.3. Modificación de facturas).

Si necesitamos variar el importe de las mismas, debemos hacerlo desde la reserva, emitiendo una nueva NR por importe de la diferencia que queramos modificar. Así quedará reflejado en la reserva a la hora de hacer la factura definitiva.

4. Agrupadores de facturas

AGRUPADORES de FACTURA, en el cual se pueden definir todos aquellos conceptos y la salida en la factura será agrupando a todos en el concepto que se decida.

Puede ampliar información http://manuales.shms.es/ss34-1/

Se puede programar en la reserva, en la estancia o en la facturación.

5. Factura anticipada Clientes.

Una de las características de Seven Stars es la facturación ANTICIPADA, que como su propio nombre indica, es facturar los futuros Cargos que se van a Producir. Como ustedes podrán observar en el propio Cuadre de Producción existen 2 columnas para este control, por ser evidente que en un principio le “estamos debiendo” una Producción a los Clientes de Facturación anticipada hasta que esta se produzca.

El Proceso de Facturación es similar a los anteriores. Véase la opción anterior. 3.1. Facturación Clientes directos.

Seven Stars realiza un CIERRRE en dichas habitaciones, generando todos los cargos hasta la fecha de salida independientemente de que no se facturen todos, evitando así que se dupliquen.

Si añadimos servicios a la estancia, estos no se van a cargar automáticamente. Para añadir cargos debe hacerse como «Cargo Manual».
Si se cambia la fecha de salida acortando la estancia, los cargos de las noches anuladas seguirán generados en el caso que no estén facturados.

Una opción recomendable es modificar el «Full Credit» en 1.A. Modificación de Estancias para que no se le puedan hacer más cargos desde POS u otros departamentos.

Hay que tener en cuenta este detalle si pulsamos el botón señalado.

6. Factura anticipada Agencia/Empresa.

Una de las características de Seven Stars es la facturación ANTICIPADA, que como su propio nombre indica es facturar los futuros Cargos que se van a Producir. Como ustedes podrán observar en el propio Cuadre de Producción existen 2 columnas para este control, por ser evidente que en un principio le “estamos debiendo” una Producción a los Clientes de Facturación anticipada hasta que esta se Produzca.

El Proceso de Facturación es similar a los anteriores. Véase la opción anterior 3.2 Facturación agencia/empresa.

Seven Stars realiza un CIERRRE en dichas habitaciones, generando todos los cargos hasta la fecha de salida independientemente de que no se facturen todos, evitando así que se dupliquen.

Si añadimos servicios a la estancia, estos no se van a cargar automáticamente. Para añadir cargos debe hacerse como «Cargo Manual».
Si se cambia la fecha de salida acortando la estancia, los cargos de las noches anuladas seguirán generados en el caso que no estén facturados.

Una opción recomendable es modificar el «Full Credit» en 1.A. Modificación de Estancias para que no se le puedan hacer más cargos desde POS u otros departamentos.

7. Factura anticipada de Reservas.

Una Agencia nos puede hacer una Reserva y solicitarnos que le envíenos la FACTURA para hacernos el ABONO de la MISMA.

SIEMPRE SERÁ FACTURA PROFORMA

8. Repetición de Facturas B2B / B2G.

B2G: Business To Government Hotel a Gobierno
B2B: Business To Business Hotel a Cliente (normalmente a través de un intermediario)

Cada vez más se están imponiendo las efacturas o Facturas Electrónicas, incluso ya hay países que así lo exigen Brasil (Nota Fiscal de Servicios Electrónica NFSe SEFAZ -Secretaria da Fazenda Estadual), Chile DTE (Documentos Tributarios Electrónicos), México CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), Italia (FatturaPA ), Portugal …

Seven Stars envía automáticamente y una única vez la factura electrónica, ahora bien ¿que hacemos cuando dicha factura nos es rechazada por el Proveedor?

Mediante esta opción podremos “repetir el envío” al proveedor B2B B2G, e incluso modificar el VOUCHER, ya que suele ser el rechazo más habitual de todos.

Class One posee homologados los siguientes sistemas B2B, B2G: V= Voxel, S= BSFe Banco Sabadell Fe, NFSe = Nota Fiscal Brasil

9. Diario de facturas emitidas

Haciendo doble clic en una de las facturas que figuran en la pantalla, se accede a modificar la misma.
También es posible señalarla para imprimirla de nuevo, usando el icono de la impresora en la parte superior del listado.

Usando los filtros disponibles es posible tener un listado con resultados deseados. Dependiendo del agrupador que se use, pedirá unos filtros para aplicarlos al listado. En la imagen el agrupador es la Fecha, por lo que se puede buscar un número de reserva.